Примеры интеграции ЭА в бизнес-процессы организаций

Версия для печати

Содержание

1. Примеры интеграции ЭА в бизнес-процессы организаций
2. Введение
3. Взаимодействие ЭА с системами документооборота, делопроизводства, структурными и функциональными подразделениями в государственной организации
4. Интеграция ЭА в бизнес-процессы многопрофильной инвестиционной компании
5. Интеграция ЭА в технологические процессы медицинских центров

Электронный архив: Интеграция

Примеры интеграции ЭА в бизнес-процессы организаций

Введение

Данный семинар будет посвящён рассмотрению конкретных примеров сопряжения систем документооборота, делопроизводства и других прикладных систем, функционирующих в организациях различного типа, создавших и внедривших у себя ЭА. В качестве примеров будут рассмотрены:

1. Государственная регистрирующая организация
2. Многопрофильная инвестиционная компания
3. Крупный медицинский центр

В зависимости от специфики каждой конкретной организации (предприятия) ЭА в них могут строиться, внедряться и использоваться совершенно по-разному. ЭА регистрирующей организации и ЭА многопрофильной инвестиционной компании - достаточно типовые примеры соответственно для государственного и коммерческого секторов.

В качестве примера такой организации, специфика которой предъявляет особые требования как к созданию ЭА, так и к его использованию, будет рассмотрен крупный медицинский научно-лечебный центр (далее МЦ). В таком МЦ достаточно причудливо сочетаются сразу многие черты, присущие организациям, о которых говорилось в упомянутой выше лекции.

Взаимодействие ЭА с системами документооборота, делопроизводства, структурными и функциональными подразделениями в государственной организации

В качестве примера государственной организации будет рассмотрен Государственный регистрирующий комитет по недвижимости (Комитет).

Общее описание архивного фонда Комитета.

Государственный регистрирующий комитет по недвижимости (Комитет) работает с юридическими и физическими лицами. Структура Комитета имеет ярко выраженный распределённый характер (несколько офисов, более 20 приемных, есть дочерняя организация). В приёмных Комитета производится приём соответствующих документов, необходимых для подтверждения прав на недвижимое имущество и прав на совершение сделок с ним.

Помимо этого, Комитет имеет сеть архивных хранилищ, где хранятся документы, собранные в бумажные дела. На сегодняшний день насчитывается 5 таких хранилищ.

В этих хранилищах складируются документы различного типа (аресты, домовладения, залоги и др.).

Всего в течение одного месяца в различные приёмные Комитета в среднем приходит примерно 34 тысячи дел, или около 1 млн. листов бумажных документов.

Помимо ежедневных поступлений в настоящее время в хранилищах Комитета содержится около 3 000 000 единиц хранения (регистрационные документы по жилым, не жилым помещениям и земельным участкам). Все документы хранятся на бумажных носителях. Таким образом, набирается ещё примерно 100 млн. листов бумажных документов.

Ежедневно около 600 дел запрашиваются в различных подразделениях Комитета для оперативной работы. Столь значительный объем бумажных документов не позволяет с необходимой скоростью реагировать на запросы по объектам и оперативно делать подборки правоустанавливающих документов на эти объекты. В результате поиск необходимых документов занимает значительное время, а себестоимость их хранения и поиска - очень высока.

Технология работы с документами в Комитете

Собранные вместе оригиналы бумажных документов по любому объекту объединяются в дела. Прежде, чем поступить в работу, каждое дело специально проверяется на полноту представленных документов и регистрируется.

Сотрудники Комитета работают именно с такими, зарегистрированными делами. По ходу работы в зависимости от типа объектов используются прикладные системы "Квартира-М", "Недвижимость" и "Новая недвижимость", а также система АСХ ЕГРП на базе системы документооборота Documentum 4i.

Работая с любой из этих прикладных систем, сотрудники аппарата Комитета вручную заносят данные с оригиналов бумажных документов дела в БД соответствующей системы.

Хранение бумажных документов в месте, где они должны быть постоянно легкодоступны, не позволяет создать условия для долговременного хранения. Многие документы находятся в ветхом, трудно читаемом состоянии, и ситуация ежегодно ухудшается. Особенно это относится к документам с низким качеством печати, выполненным на кальке или с использованием копировальной бумаги. Решением этих и других сопутствующих проблем стало создание системы Электронного Архива (ЭА).

Цели создания Системы Электронного Архива (ЭА) Комитета.

1. Перевод бумажных документов архивного фонда Комитета в электронный вид (проведение ретроспективной конверсии архива)
2. Упорядочивание процедуры хранения и работы с архивными документами
3. Снижение себестоимости обращений и увеличение удобства и скорости обработки запросов
4. Создание единого Электронного Архива (ЭА) документов, содержащих сведения об объектах недвижимости и правах, зарегистрированных в отношении этих объектов

Изменение организационных процессов в Комитете в связи с созданием ЭА

В связи с создание ЭА организационные процессы Комитета претерпели значительные изменения.

1. В Комитете появилось новое структурное подразделение - ЦОД - место, где сканируются и индексируются оригиналы бумажных документов. Это потребовало закупки большого количества специализированного оборудования (сканеры), набора дополнительного штата сотрудников ЦОД, разработки специальной технологии оцифровки оригиналов бумажных документов и их дальнейшей обработки.
2. Изменилась процедура работы персонала с делами. Если раньше сотрудники работали непосредственно с бумажным делом и с оригиналами документов, то теперь они просматривают содержимое БД и электронные графические образы бумажных документов, составляющих дело. Заключение по рассматриваемому делу также готовится в электронном виде и рассылается по сети всем участникам организационной процедуры.
3. Изменился процесс хранения документов. Если ранее хранение осуществлялось в бумажных хранилищах, то теперь, с созданием ЭА, хранение электронных документов вместе с графическими образами производится на серверах в специальных БД, на RAID-массивах и в роботизированных библиотеках. Электронные дела перед передачей их на хранение в ЭА соответствующим образом формируются, данные записываются в заранее определённом формате и только после этого помещаются на постоянное хранение в ЭА.

В раздаточном материале в качестве дополнительной информации приведена схема аппаратно-программного комплекса ЭА Комитета.

Интеграция ЭА в бизнес-процессы многопрофильной инвестиционной компании

В данном примере рассматривается коммерческая компания, занимающаяся инвестициями и ведущая свою деятельность в различных сферах бизнеса. В ходе этой деятельности менеджерам компании постоянно приходится иметь дело с множеством различных юридических документов. Эти документы поступают в компанию извне.

Общее описание архива компании.

Номенклатура входного потока документов достаточно стабильная. В месяц в компанию поступает примерно от 50 до 100 дел, содержащих до 50 тысяч листов. Помимо бумажных оригиналов, в компанию поступают также документы в электронном виде (по электронной почте или на внешних носителях - дискеты, CD-диски).

Кроме поступлений извне, в ходе коммерческой деятельности компании внутри неё ежемесячно создается от 20 до 50 собственных дел. Суммарный их объём может достигать 20 тысяч листов. Все дела возникают и существуют в электронном виде, но часть их распечатывается, т.е. переводится в бумажный вид (твёрдую копию) и снабжается подписями и печатями, т.е. оформляются, как юридические документы.

В компании функционирует система документооборота, реализованная на базе пакета Documentum 4i. Вся оперативная работа с документами в компании ведётся с помощью системы документооборота. Однако для предъявления в официальные инстанции существует традиционный архив оригиналов официальных бумажных документов (документы с визами, подписями и печатями, нотариально заверенные документы и т.д.). Обращение к этому архиву и изъятие документов из него происходит только в особых случаях, а сам факт получения на руки оригинала официального бумажного документа конкретным физическим лицом - сотрудником компании - тщательно фиксируется.

Для того, чтобы информация, содержащаяся в официальных бумажных документах, могла быть доступна для работы сразу многим пользователям, в компании был создан ЦОД - Центр Обработки Документов. Там происходит сканирование оригиналов бумажных документов, т.е. получение их электронных графических образов, и индексация, т.е. снабжение этих образов служебной информацией, которая позволяет поместить их в систему документооборота компании и далее участвовать в бизнес-процессах на общих основаниях.

Система Documentum 4i обладает собственным архивом. Для того, чтобы наполнить его электронными документами, был создан ЦОД.

Технологический цикл работы с документами в компании.

Технологический цикл работы с документами по конкретному объекту в компании построен следующим образом:

1. При открытии очередного проекта компания начинает сбор информации (документов), имеющих отношение к данному проекту.

2. В компанию поступают различные документы, большинство из них - оригиналы бумажных документов.

3. Все эти документы регистрируются, и сведения о них заносятся в Информационно-Поисковую Систему (ИПС) компании. Так формируется подборка документов по определённому проекту, так называемое, "дело проекта".

4. Оригиналы бумажных документов поступают в ЦОД, где сканируются и индексируются, т.е. превращаются в полноценные электронные документы.

5. Полученные электронные документы полноценно участвуют в бизнес-процессах компании и проходят все необходимые стадии (рассмотрение, согласование, утверждения и т.д. и т.п.), пока длится проект, к которому они относятся.

6. После завершения проекта (или его определённой стадии) документы, в зависимости от их вида, помещаются на хранение в соответствующий архив - бумажный или электронный. Бумажное дело проекта (т.е. подборка бумажных документов) по объёму всегда меньше своего электронного аналога.

7. При помещении дела проекта в бумажный архив, в зависимости от специфики проекта, может задаваться определённое время хранения оригиналов бумажных документов, по прошествии которого документы могут утилизироваться. Варианты сроков хранения: 3, 5, 10 лет, "до замены".

8. Электронное дело проекта храниться в ЭА вечно. При необходимости получения информации о завершённых проектах, менеджеры компании пользуются только ЭА.

Интеграция ЭА в технологические процессы медицинских центров

Одной из особенностей работы крупных научно-лечебных Медицинских Центров является большое разнообразие циркулирующих там документов. Для иллюстрации этого положения проведём некую укрупнённую классификацию этих документов.

Основные типы бумажных документов, составляющих основу жизнедеятельности медицинского центра.

Бумажные документы, имеющиеся в крупных научных и лечебных медицинских центрах (МЦ), можно классифицировать следующим образом.

1. Научная литература (научные статьи, диссертации и т.д.)
2. Информационно-справочная литература (медицинские атласы, брошюры и т.д.)
3. Документы, сопровождающие лечение пациентов (полисы, карты и т.д.)
4. Юридические документы (договора, законы и т.д.)

Как видно из приведённого выше и далеко не полного списка, документы, имеющиеся в любом крупном научном и/или лечебном медицинском центре (МЦ), организации или учреждении, являются весьма разнородными, как по своему назначению, по виду и форме, так и по содержащейся в них информации.

Так, например, это может быть чистый текст или текст, снабжённый таблицами, диаграммами и графиками (диссертации или монографии). Или же, напротив, это могут быть графические материалы (картинки и схемы), требующие для своего перевода в электронный вид и дальнейшей обработки применения специальных приёмов уже на этапе сканирования (повышенное разрешение, сохранение цвета, сканирование рентгеновских снимков и т.п.).

Всё это требует создания в составе МЦ специальной службы - Центра Обработки Документов (ЦОД), в компетенцию которого должно входить решение целого ряда вопросов, не свойственных профильной деятельности МЦ, но без которого невозможно выполнение данным учреждением своих профессиональных функций.

Задача создания системы ЭА в МЦ - автоматизировать работу сотрудников медицинских учреждений со всем многообразием бумажных документов, освободить от долговременных поисков нужной справки и от монотонной работы по вводу ("набивке") данных в информационную компьютерную систему.

Электронные документы медицинского центра.

Отдельное место среди информации, имеющейся во многих медицинских центрах, занимают результаты исследований, полученные с применением современной медицинской техники. Так, например, компьютерные снимки, получаемые текущим поколением компьютерных томографов, занимают не один десяток мегабайт каждый, а таких снимков при каждом исследовании делают более десятка. Помимо этого, в Медицинских Центрах существуют:

1. электронные базы данных и справочники
2. электронные атласы, мультимедийные средства
3. электронные истории болезни и т.д.

Ещё одной особенностью МЦ является то обстоятельство, что в ходе своей лечебной и научной деятельности они сами вырабатывают большое количество информации, которая должна немедленно становиться частью ЭА и столь же незамедлительно быть доступна всем заинтересованным в ней пользователям.

Основные задачи, которые решаются в медицинском центре при создании ЭА

Надёжное хранение таких объёмов ценной электронной информации, перечисленной выше, само по себе является серьёзной проблемой. Кроме того, не менее важным является её быстрый поиск и оперативное предоставление в удобном и понятном для специалиста виде.

Нередки случаи, когда работникам медицинских учреждений приходится одновременно работать как с бумажными, так и с электронными документами. Например, типичная ситуация, когда, изучив на экране монитора полученное в электронном виде изображение исследуемого органа или сняв с прибора показания проведённого обследования, врач затем берёт медицинскую карту и вручную производит описание полученных результатов.

ЭА позволяет осуществлять надёжное хранение больших объёмов ценной электронной информации, обеспечивает быстрый поиск и предоставление данных в удобном и понятном для специалиста виде. Делается это всё на основе решения следующих задач:

1. Перевод бумажных документов в электронный вид - сканирование и индексация
2. Обеспечение надёжного и эффективного хранения полученной информации
3. Автоматизация работы информационно-справочного аппарата

Особенности построения ЭА в медицинских центрах

Медицинские Центры обладают большими объёмами разнообразной и разнородной информации. Каждое функциональное подразделение медицинского центра само является и потребителем и поставщиком такой информации.

Сферы деятельности различных подразделений могут весьма сильно отличаться друг от друга. Для поддержания их работы часто используются различные прикладные системы. Такая мозаичность структуры организации накладывает отпечаток и на структуру документов и информации, сосредоточенной в электронном архиве. Так, документы, относящиеся к научной библиотеке медицинского центра, разительно отличаются от документов, с которыми имеет дело, например, регистратура или бухгалтерия. Вообще реальный состав и количество подразделений зависят от структуры конкретного медицинского учреждения. Но в целом, общая тенденция к разнородности остаётся неизменной.

Концепция создания ЭА предусматривает объединение всех этих разнородных ресурсов в единое информационное поле так, чтобы информация разных подразделений была доступна всем, кто в ней нуждается. Специфическими чертами ЭА в МЦ являются следующие:

1. Всё содержимое ЭА МЦ постоянно находится в работе. Информация, касающаяся каждого конкретного больного, не устаревает, т.е. в архиве не должно быть информации, которая могла бы храниться по технологии, исключающей быстрый, оперативный доступ к ней.
2. Медицинские данные, касающиеся каждого конкретного больного, должны быть максимально доступны лечащим врачам-специалистам, но закрыты от остальных пользователей ЭА.
3. То же самое относится и к юридической информации, касающейся медицинской страховки, условий выплат по договору лечения и т.п. Доступ к этой информации должен тщательно контролироваться, и она должна быть доступна только специалистам.

Связь между ЭА и системой документооборота медицинского центра

Как правило, современные МЦ оснащены системами документооборота, с помощью которых ведутся, например, истории болезни больных, проходящих лечение в данном учреждении.

Между системой документооборота и системой ЭА обязательно должна существовать информационная связь. Это означает, что данные, циркулирующие в системе документооборота, должны затем попадать в ЭА и, в случае необходимости, должны быть также быстро и просто найдены, а затем извлечены для дальнейшей работы (например, при повторном обращении больного в МЦ).

С другой стороны, информация, поступающая в МЦ на традиционных бумажных носителях, должна быть преобразована в электронный вид и помещена в ЭА, чтобы затем дать возможность использовать её в системе документооборота.

Внедрение ЭА в МЦ.

Процесс создания и внедрения ЭА в МЦ так же, как и в организациях, принадлежащих к федеральным структурам, происходит "на ходу" в условиях жесткого недостатка времени и требует значительных капиталовложений. Вместе с тем, многие МЦ одновременно ведут и коммерческую деятельность. Всё это роднит Медицинские Центры с коммерческими структурами и здесь тоже можно найти некоторую общность подходов в организации бизнес-процессов МЦ, связанных, например, с организацией хранения и доступа к финансовой и бухгалтерской документации.

То, что крупный МЦ одновременно является не только лечебным, но и научным учреждением, роднит эту организацию с некоммерческими структурами, вроде крупных федеральных архивов и/или библиотек.

Версия для печати