Организация проекта создания и внедрение ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Организация проекта создания и внедрение ЭА
2. Введение
3. Основные фазы проекта создания ЭА
4. Предварительное обследование
5. Проектирование и разработка
6. Ввод в эксплуатацию
7. Выводы

Электронный архив: Проект

Организация проекта создания и внедрение ЭА

Введение

В ходе предыдущих занятий мы получили комплексное представление об электронном архиве. Мы рассматривали как завершенные, работающие ЭА, так и некоторые аспекты их разработки и внедрения (например, наполнение ЭА в ходе ретроконверсии). Целью настоящей лекции является дать цельное представление о процессе создания и внедрения ЭА в организации, то есть о переходе из состояния полного отсутствия ЭА к полноценному, функционирующему ЭА.

Создание и внедрение ЭА являются для организации-владельца ЭА разовым, уникальным процессом, имеющим четко сформулированные цели, результат и явно очерченные временные рамки. Таким образом, указанный процесс полностью укладывается в устоявшееся понимание проекта, и рассматривать его целесообразно именно в терминах проектной деятельности, каковой подход и реализован в данной лекции.

Подходя к созданию и внедрению ЭА как к специфическому проекту, мы рассмотрим на этом занятии следующие вопросы:

1. Основные фазы проекта создания ЭА
2. Подробное описание основных фаз проекта создания ЭА
3. Рабочая группа проекта создания ЭА
4. Исполнители работ по созданию ЭА
5. Пилотные проекты в процессе создания ЭА

Основные фазы проекта создания ЭА

Как и всякий проект, создание ЭА подразделяется на набор фаз выполнения. Как правило, имеются следующие типовые фазы:

1. Предварительное обследование

2. Проектирование и разработка

3. Ввод в эксплуатацию

На фазе предварительного обследования собираются и анализируются данные, необходимые для оценки возможности реализации ЭА (по техническим, финансовым и прочим показателям), а также определяются основные параметры будущего ЭА и процесса его разработки.

На фазе проектирования и разработки формируются требования к ЭА, проектируется ЭА как программно-аппаратный комплекс, производится поставка и разработка необходимого для функционирования ЭА программного и технического обеспечения, при необходимости выполняется пилотный проект (проекты) и осуществляется полностью или частично ретроконверсия данных.

На фазе ввода в эксплуатацию производится обучение сотрудников работе с ЭА, внедрение разработанного комплекса ЭА, при необходимости осуществляется (продолжается) залповый ввод данных в ЭА.

Далее перечисленные фазы будут рассмотрены более подробно.

Предварительное обследование

Задачи фазы предварительного обследования.

В ходе фазы предварительного обследования решаются следующие задачи:

1. Сбор и анализ данных, необходимых для оценки возможности реализации ЭА (по техническим, финансовым и прочим показателям)
2. Оценка возможности реализации ЭА
3. Принятие решения о реализации ЭА
4. Определение основных параметров будущего ЭА
5. Определение основных параметров процесса разработки ЭА

Временные границы фазы предварительного обследования.

Фаза предварительного обследования начинается с момента осознания руководством организации возможной потребности в ЭА и заканчивается принятием решения о целесообразности разработки и внедрения ЭА в данный момент времени и определением основных параметров ЭА.

Критерием окончания фазы, таким образом, является принятие решения о разработке ЭА (или отказе от таковой) и, в случае положительного решения, создание документов, содержащих основные параметры ЭА (концепция ЭА, общее описание ЭА и т.п.) и основные параметры процесса разработки ЭА (план проекта).

Исполнители работ на фазе предварительного обследования.

Работы на фазе предварительного обследования могут выполняться как непосредственно сотрудниками организации, так и сотрудниками организации совместно с привлеченными внешними исполнителями. В качестве внешних исполнителей могут выступать:

1. Компании, специализирующиеся на выполнении услуг по созданию ЭА
2. Компании - системные интеграторы
3. Компании - разработчики решений и поставщики услуг в сфере электронного делопроизводства, документооборота и т.п.
4. Консалтинговые компании, специализирующиеся на консультировании в области постановки архивной службы, делопроизводства и т.п. с применением информационных технологий

Рабочая группа проекта создания ЭА.

Вне зависимости от того, привлекается или нет к выполнению работ на данной фазе проекта внешний исполнитель, с самого начала предварительного обследования целесообразно создать в организации рабочую группу по проекту создания ЭА.

В зависимости от принятых в организации правил создание рабочей группы может быть оформлено приказом или распоряжением руководства организации, одновременно или отдельно с приказом/распоряжением об открытии проекта создания ЭА или проведении предварительного обследования.

Возможны два подхода к формированию рабочей группы проекта создания ЭА:

1. Рабочая группа создается сразу целиком и не меняется в течение всего проекта
2. Рабочая группа формируется динамически в зависимости от текущей фазы проекта или от решаемых в данной части фазы задач

В данной лекции мы будем считать, что состав рабочей группы неизменен в течение одной фазы проекта. Если исходить из модели неизменной рабочей группы, то такая группа для всего проекта получается путем объединения перечисляемых в лекции составов групп для различных фаз.

Итак, в рабочую группу проекта на фазе предварительного обследования рекомендуется включать следующих специалистов:

1. Член руководства организации, заинтересованный в создании ЭА (инициатор проекта, руководитель подразделения-пользователя ЭА и т.п.)
2. Руководитель (или потенциальный - до принятия решения о работах - руководитель) работ по созданию ЭА в организации (менеджер проекта, директор разработки и т.п.) со стороны организации
3. Специалисты подразделений, отвечающих за ведение текущего бумажного архива (делопроизводства, документооборота) - архивист, секретарь и т.п.
4. Специалисты подразделений - основных потенциальных пользователей ЭА
5. Аналитик по ЭА (собственный или внешний)
6. Специалист по информационным технологиям (собственный или внешний)
7. При наличии внешнего исполнителя - руководитель работ со стороны внешнего исполнителя

Определение ключевых характеристик ЭА и принятие решения о его создании.

На фазе предварительного обследования рабочая группа собирает необходимые данные и на их основе формирует отчет руководству организации. Анализируемые данные, как правило, включают в себя:

1. Количество документов и дел (бумажных и электронных), ежедневно производимых в организации
2. Количество документов и дел (бумажных и электронных), ежедневно поступающих в организацию извне
3. Оценка количества бумажных документов и дел, требующих ежедневного перевода в электронный вид для размещения в ЭА
4. Характеристики бумажных документов и дел (формат и качество бумаги и т.п.), требующих ежедневного перевода в электронный вид для размещения в ЭА
5. Оценка технических, людских и финансовых ресурсов, необходимая для организации подобного перевода
6. Характеристики ПО, являющегося источником электронных документов и дел для ЭА
7. Оценка количества электронных документов и дел, требующих ежедневной конвертации в формат ЭА
8. Оценка технических, людских и финансовых ресурсов, необходимая для организации подобной конвертации
9. Объем и свойства существующего архива бумажных документов организации
10. Потребность в ретроконверсии бумажного архива
11. Оценка технических, людских и финансовых ресурсов, необходимая для организации ретроконверсии (силами организации или внешнего исполнителя)
12. Оценка характеристик потребного хранилища данных и ресурсов,
13. Оценка прочих характеристик ЭА (требования пользователей по поисковым возможностям, интерфейсу, интеграция с существующим ПО и т.п.) и ресурсов, необходимых для создания и обслуживания ЭА с такими характеристиками

На основе представленного отчета руководство организации принимает решение о целесообразности создания ЭА в организации на данном этапе и о путях такого создания (привлекать ли сторонних исполнителей и т.п.). Если это решение положительное, то рабочая группа на основе отчета разрабатывает концепцию (общее описание) ЭА и создает план проекта с указанием сроков, задач и их взаимосвязи, ресурсов и прочих характеристик в соответствии с общеупотребимыми и принятыми в организации правилами планирования.

Проектирование и разработка

Задачи фазы проектирования и разработки.

В ходе фазы проектирования и разработки решаются следующие задачи:

1. Формирование требований к ЭА и оформление их в виде технического задания (ТЗ)
2. Проектирование ЭА как программно-аппаратного комплекса
3. Поставка и разработка необходимого для функционирования ЭА программного и технического обеспечения
4. Интеграция ЭА с прочим ПО организации
5. Выполнение пилотного проекта (проектов) в случае необходимости такового
6. Полная или частичная ретроконверсия данных при необходимости таковой

Временные границы фазы проектирования и разработки.

Фаза проектирования и разработки следует непосредственно за фазой предварительных исследований и начинается с формирование требований к ЭА и заканчивается созданием готового программно-аппаратного комплекса ЭА.

Критерием окончания фазы является наличие готового к вводу в эксплуатацию комплекса ЭА, отвечающего требованиям ТЗ.

Исполнители работ на фазе проектирования и разработки.

Работы на фазе проектирования и разработки могут выполняться как непосредственно сотрудниками организации, так и сотрудниками организации совместно с привлеченными внешними исполнителями. Поставки необходимого оборудования и программного обеспечения осуществляют внешние поставщики.

В качестве внешних исполнителей могут выступать те же компании, что и на предыдущей фазе, за исключением консалтинговых компаний.

Рабочая группа на фазе проектирования и разработки.

На фазе проектирования и разработки в рабочую группу проекта рекомендуется включать следующих специалистов:

1. Руководитель работ по созданию ЭА в организации (менеджер проекта, директор разработки и т.п.) со стороны организации
2. При наличии внешнего исполнителя - руководитель работ со стороны внешнего исполнителя
3. Специалисты подразделений, отвечающих за ведение текущего бумажного архива (делопроизводства, документооборота) - архивист, секретарь и т.п.
4. Специалисты подразделений - основных потенциальных пользователей ЭА
5. Аналитик по ЭА (собственный или внешний)
6. Разработчики аппаратного и программного обеспечения ЭА (собственные и/или внешние)

Работы, выполняемые на фазе проектирования и разработки.

На фазе проектирования и разработки рабочая группа собирает и формализует подробные требования (технические, организационные и др.) к создаваемому ЭА. Требования оформляются в виде ТЗ. ТЗ может сопровождаться дополнительными документами (приложениями), такими, как уточненный план проекта, бюджет проекта, анализ рисков проекта и др.

После утверждения ТЗ руководством организации рабочая группа осуществляет техническое проектирование ЭА в соответствии с действующими стандартами, общепринятыми нормами и установленными в организации правилами. Результатом проектирования является технический или технико-экономический проект ЭА. Дальнейшие работы по созданию ЭА осуществляются на базе такого проекта.

Одновременно с разработкой программно-аппаратного комплекса производится поставка необходимого программного и технического обеспечения.

Если в ходе предварительного обследования была выявлена потребность в ретроконверсии существующего архива ретроконверсии, то подобная ретроконверсия может быть начата (и даже произведена целиком) еще до полной готовности ЭА. Как правило, это возможно в том случае, когда ретроконверсия осуществляется силами внешнего исполнителя на его собственной технологической базе (так как собственная база организации и ее персонал еще не готовы).

Пилотные проекты.

Во многих случаях создания ЭА представляется целесообразным осуществление в рамках фазы проектирования и разработки небольших пилотных проектов. В рамках пилотного проекта в соответствии с ТЗ может быть создан модельный вариант ЭА, наполненный прошедшей ретроконверсию небольшой частью архива организации.

Пробная эксплуатация пилотной версии ЭА, ознакомление будущих пользователей ЭА с результатом пробной ретроконверсии позволяют уточнить требования к ЭА и соответствующим образом скорректировать ТЗ и технический проект, что в свою очередь повышает успешность последующего ввода ЭА в эксплуатацию.

Ввод в эксплуатацию

Задачи фазы ввода в эксплуатацию.

В ходе фазы ввода в эксплуатацию решаются следующие задачи:

1. Обучение сотрудников работе с ЭА
2. Внедрение (опытная эксплуатация и доработка) разработанного комплекса ЭА
3. Ретроконверсия данных при необходимости таковой

Временные границы фазы ввода в эксплуатацию.

Фаза ввода в эксплуатацию следует непосредственно за фазой проектирования и разработки и заканчивается началом штатной эксплуатации наполненного всеми необходимыми данными ЭА.

Критерием окончания фазы является полная готовность ЭА (программного и аппаратного обеспечения, а также массива данных) и работающих с ним сотрудников к началу штатной эксплуатации ЭА.

Исполнители работ на фазе ввода в эксплуатацию.

Работы на фазе ввода в эксплуатацию конкретного проекта, как правило, выполняются тем же составом организаций-исполнителей, что и на фазе проектирования и разработки данного проекта.

Рабочая группа на фазе ввода в эксплуатацию.

На фазе ввода в эксплуатацию в рабочую группу проекта рекомендуется включать следующих специалистов:

1. Руководитель работ по созданию ЭА в организации (менеджер проекта, директор разработки и т.п.) со стороны организации
2. При наличии внешнего исполнителя - руководитель работ со стороны внешнего исполнителя
3. Специалисты подразделений - пользователей ЭА
4. Разработчики аппаратного и программного обеспечения ЭА (собственные и/или внешние)

Работы, выполняемые на фазе ввода в эксплуатацию.

На фазе ввода в эксплуатацию осуществляется обучение сотрудников работе с ЭА. Это обучение может производиться либо силами самой организации, либо, при наличии такового, внешним исполнителем работ по созданию ЭА, либо третьей обучающей организацией, либо комбинацией перечисленных способов.

С участием группы обученных работе с ЭА сотрудников производится опытная эксплуатация ЭА. По ее итогам осуществляется доработка ЭА.

При наличии потребности в ретроконверсии архива организации производится (или завершается, если была начата на предыдущей фазе проекта) подобная ретроконверсия. Ретроконверсия на фазе ввода в эксплуатацию может быть осуществлена как самой организацией, так и внешним исполнителем. Массив подлежащих ретроконверсии документов может быть также поделен медлу организацией и внешним исполнителем.

По завершению перечисленных работ проект по созданию и внедрению ЭА завершен, ЭА готов к штатной эксплуатации.

Выводы

1. При разработке и внедрении ЭА применим проектный подход к организации работ
2. Типовой проект создания ЭА состоит из трех фаз: предварительное обследование, проектирование и разработка и ввод в эксплуатацию
3. В ходе выполнения проекта по созданию ЭА целесообразно формировать рабочую группу, ее состав может различаться на различных фазах проекта
4. Проект создания ЭА может выполняться самой организацией или с привлечением внешнего исполнителя (исполнителей)
5. Ретроконверсия архива организации может производиться как на фазе проектирования и разработки, так и на фазе ввода в эксплуатацию
6. Во многих случаях целесообразно провести пилотный проект (проекты) для корректировки хода создания ЭА

Версия для печати