Примеры архитектуры реализованных ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Примеры архитектуры реализованных ЭА
2. Введение
3. ЭА компании сырьевой отрасли
4. ЭА фискального ведомства
5. ЭА крупного органа власти
6. Заключение

Электронный архив: Реализация

Примеры архитектуры реализованных ЭА

Введение

В ходе лекции "Архитектура ЭА" мы познакомились с типовой архитектурой ЭА. Цель настоящего семинара - узнать, как выглядит подобная архитектура в случае конкретных реализованных ЭА.

На данном занятии мы рассмотрим примеры архитектуры реализованных ЭА организаций различного типа, а именно:

1. ЭА компании сырьевой отрасли
2. ЭА фискального ведомства
3. ЭА крупного органа власти

Рассмотрение ЭА организаций различной секторальной принадлежности позволит нам сделать вывод о степени типичности и универсальности предложенной на лекции модели архитектуры ЭА.

ЭА компании сырьевой отрасли

Организационно-техническая структура электронного архива крупного предприятия, работающего в сырьевой отрасли, является двухуровневой и включает в себя:

1. КСА (комплекс средств автоматизации) центрального аппарата предприятия (КСА-ЦА)
2. КСА филиалов предприятия (КСА-Ф)

Обмен документами электронного архива между КСА-ЦА и КСА-Ф осуществляется на основе действующих средств связи и автоматизации компании.

КСА-ЦА включает в себя следующие основные структурные элементы:

1. Единое хранилище данных
2. Подсистема ввода в архив текущих документов
3. Подсистема наполнения ЭА реально существующими документами
4. Подсистема обеспечения доступа к документам электронного архива
5. Подсистема интеграции с системой документооборота компании и с отдельными бизнес-процессами

Единое хранилище данных предназначено для:

1. хранения электронных образов бумажных документов и электронных документов в формате приложений (текстовых, графических, аудио- и видеоредакторов) в которых они были созданы;
2. системного ведения архива, включая сохранение всех версий документа без возможности уничтожения версий
3. ведения подробного протокола доступа к документам

Подсистема ввода в архив текущих документов предназначена для преобразования поступающих на предприятие (или создаваемых на предприятии) документов в их электронные образы, индексирования и уведомления пользователей о помещении документов в архив.

Подсистема наполнения ЭА реально существующими документами предназначена для перевода в электронный вид массива документов, накопленных в компании за время ее предшествующей работы.

Подсистема обеспечения доступа к документам электронного архива предназначена для:

1. поиска и выдачи документов ЭА по запросам пользователей в соответствии с их правами доступа
2. разграничения доступа и обеспечения защиты от несанкционированного доступа
3. ведения протокола доступа пользователей к документам ЭА

Подсистема интеграции с системой документооборота и отдельными бизнес-процессами предназначена для интеграции электронного архива в единую информационную систему предприятия, обеспечения управляемого автоматизированного обмена данными с системами документооборота, базами данных и другими внешними приложениями.

Создаваемые на филиалах предприятия типовые КСА-Ф предназначены для доступа пользователей удаленных филиалов к документам ЭА и для ввода документов, создаваемых на филиалах, через подсистему ввода текущих документов в электронный архив.

Обмен данными с имеющимися и создаваемыми приложениями в информационной системе предприятия автоматизирован.

ЭА фискального ведомства

Структура электронного архива

Общая структурная схема электронного архива и его место в общей информационной системе центрального аппарата фискального ведомства представлены в раздаточном материале.

ЭА включает в себя те же основные структурные элементы (несколько отличающиеся по названиям), что и рассмотренный ранее ЭА коммерческой компании сырьевой отрасли, а именно:

1. Подсистема хранения данных
2. Подсистема ввода в архив текущих документов
3. Подсистема работы с документами электронного архива
4. Подсистема защиты информации
5. Подсистема интеграции с системой электронного документооборота и внешними базами данных

Подсистема хранения данных предназначена в целом для тех же целей, что и рассмотренное выше единое хранилище данных компании сырьевой отрасли, а именно для:

1. хранения электронных образов бумажных документов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, др.) и электронных документов в формате приложений (текстовых, табличных, графических, аудио- и видеоредакторов) в которых они были созданы
2. системного ведения архива, включая сохранение всех версий документа, без возможности уничтожения версий
3. Сохранения форматов вывода (печати) всех документов электронного архива;
4. Максимального представления документа в архивной БД:
1. полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, строка таблицы SQL)
2. связанные мультимедийные данные (видео, анимация, звук)
3. универсальный формат представления электронных документов (TIFF gr.IV, RTF)
5. отказоустойчивого хранения и восстановления данных при авариях

Подсистема ввода в архив текущих документов, как и в предыдущем примере, предназначена для преобразования бумажных документов в их электронные образы, индексирования и уведомления пользователей о помещении документов в архив.

ЭА может обеспечивать возможность ввода документов из следующих источников:

1. сканера
2. съемного магнитного носителя
3. системы электронного документооборота
4. других внешних приложений по заранее согласованному формату

Бумажные документы вводятся в электронное хранилище с использованием специализированных документных сканеров (в том числе скоростных документных, книжных (планетарных), крупноформатных, универсальных) с последующим присвоением им поисковых и атрибутивных индексов и экспортом в подсистему единого хранилища.

Ввод электронных документов на съемных носителях, в случае передачи их на архивное хранение, осуществляется со считывающих устройств соответствующего типа.

Подсистема работы с документами электронного архива предназначена для:

1. поиска и выдачи документов ЭА по запросам пользователей в соответствии с их правами доступа
2. управляемого с АРМ сотрудника архива тиражирования документов ЭА на электронные и бумажные носители
3. подбора, анализа и статистической обработки данных о хранимых в архиве документах

Подсистема защиты информации предназначена для:

1. разграничения доступа и обеспечения защиты от НСД
2. ведения протокола доступа пользователей к документам ЭА

Программное обеспечение электронного архива обеспечивает следующие методы защиты данных:

1. развитая система контроля доступа к ресурсам электронного архива, возможность синхронизации доступа с доступом пользователей домена при создании учетных записей пользователей ЭА
2. ведение протокола доступа к каждому из документов ЭА
3. возможное закрытие части выдаваемого по запросу пользователя электронного образа документа от просмотра, в соответствии с правами доступа к этому документу
4. хранение файлов с документами ЭА на любых носителях (как оптических, так и магнитных) в закодированном виде, что предотвращает утечку информации в случае утраты носителей
5. развитые средства применения электронной цифровой подписи

В общем случае, права доступа пользователей устанавливаются системным администратором вычислительной сети и администратором подсистемы электронного архива в соответствии с установленной в организации политикой безопасности.

Подсистема интеграции с рабочими системами документооборота и внешними базами данных предназначена для обеспечения возможности интеграции электронного архива в единую информационную систему фискального ведомства, обеспечения управляемого автоматизированного обмена данными с системами документооборота, базами данных и другими внешними приложениями.

Обмен данными с имеющимися и создаваемыми приложениями в информационной системе фискального ведомства может быть автоматизирован.

ЭА крупного органа власти

Организационно-техническая структура ЭА включает в себя:

1. КСА (комплекс средств автоматизации) электронного архива (КСА-ЭА), размещаемый в здании основного хранилища Архива
2. АРМ группы комплектования (АРМ-К), размещаемое в здании органа власти

Обмен электронными образами архивных документов между КСА-ЭА и АРМ-К осуществляется на основе действующих средств телекоммуникации органа власти.

КСА-ЭА представляет собой полнофункциональный электронный архив (ЭА), который включает в себя следующие основные структурные элементы:

1. Подсистема хранения данных
2. Подсистема защиты информации
3. Подсистема ввода в архив текущих документов
4. Подсистема работы с документами
5. Подсистема интеграции с внешними приложениями.

Как можно заметить, что состав структурных элементов системы совпадает (опять-таки с незначительными вариациями в названиях) с составом элементов в двух предыдущих примерах.

Подсистема хранения данных предназначена для тех же целей, что и аналогичная подсистема из предыдущего примера:

1. хранения электронных образов бумажных документов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, др.) и электронных документов в формате приложений (текстовых, табличных, графических, аудио- и видеоредакторов) в которых они были созданы
2. системного ведения архива, включая сохранение всех версий документа, без возможности уничтожения версий
3. сохранения форматов вывода (печати) всех электронных образов архивных документов
4. максимального представления документа в архивной БД
5. отказоустойчивого хранения и восстановления данных при авариях

Подсистема хранения данных реализует выполнение функциональных подзадач фондирования архивных документов. Основными архивными фондами, организуемыми в составе подсистемы, являются:

1. Фонд "Законопроекты". Включает все архивные документы, создаваемые в ходе законодательной процедуры. Единица хранения включает в себя законопроект и регламентный документ, создаваемый на стадии его прохождения (постановление, решение комитета, таблица поправок, и т.д.).
2. Фонд "Персоналии". Включает документы дел личного состава выбывших сотрудников. Единицей хранения является личное дело.
3. Фонд "Документы". Включает документы по всем делам постоянного и временного хранения, поступившим в архивное подразделение от подразделений органа власти. Единицей хранения является архивный документ.

Входящая в состав подсистемы хранения данных база данных (БД) обеспечивает хранение и поиск карточек документов всех дел, поступивших в архивное подразделение от подразделений органа власти или выбывших в соответствии со сроком хранения: переданных в архивную организацию (постоянного хранения), или уничтоженных в связи с истекшими сроками хранения (временного хранения). С помощью данных БД производится поиск документов в архиве, формирование отчетов о поступлении и выбытии дел, перечней документов для проведения экспертизы ценности, статистических отчетов, аналитических справок, и т.д.

Подсистема защиты информации идентична по назначению подсистеме из предыдущего примера, а именно, предназначена для:

1. разграничения доступа и обеспечения защиты от НСД
2. ведения протокола доступа пользователей к документам ЭА

В общем случае, права доступа пользователей устанавливаются системным администратором вычислительной сети и администратором АСЭА органа власти в соответствии с установленной Управлением делами организации политикой безопасности.

Подсистема ввода текущих документов предназначена для преобразования поступающих в архивное подразделение бумажных документов в их электронные образы, индексирования и формирования карточек документов со всеми необходимыми реквизитами.

КСА-ЭА обеспечивает возможность ввода документов из следующих источников:

1. сканера
2. съемного оптического (магнитного) носителя
3. внешних автоматизированных информационных систем (АСОЗД, "Кадры", САДД) и других внешних приложений
4. электронной почты

Бумажные документы вводятся в электронное хранилище с использованием специализированных документных сканеров (в том числе скоростных листовых, книжных (планетарных), крупноформатных, универсальных) с последующим присвоением им поисковых и атрибутивных индексов и экспортом в подсистему единого хранилища.

Ввод электронных документов на съемных носителях, в случае передачи их на архивное хранение, осуществляется со считывающих устройств соответствующего типа.

Подсистема работы с документами аналогично подсистеме из предыдущего примера и предназначена для:

1. поиска и выдачи документов ЭА по запросам пользователей в соответствии с их правами доступа
2. управляемого с АРМ сотрудника архива тиражирования документов ЭА на электронные и бумажные носители
3. подбора, анализа и статистической обработки данных о хранимых в архиве документах

Подсистема интеграции с внешними приложениями предназначена для интеграции АС ЭА в единую информационную систему органа власти, обеспечения регламентированного автоматизированного обмена данными с существующими системами документооборота.

АРМ-К предназначено для обеспечения доступа пользователей Группы комплектования архива к ресурсам КСА-ЭА по телекоммуникационным каналам связи органа власти для выполнения контрольных функций и ведения классификаторов.

Для обеспечения юридической значимости электронных документов электронный архив обеспечивает возможность использования цифровой подписи.

Заключение

Рассмотренные примеры позволяют прийти к выводу об универсальности типовой архитектуры ЭА. Вне зависимости от секторальной и отраслевой принадлежности организации - владельца ЭА ее электронный архив состоит из одних и тех же функциональных блоков, реализующих примерно одинаковые функции.

Различие архитектур конкретных систем во многих случаях обусловлено различием технологического наполнения и окружения ЭА (специфические требования к аппаратному обеспечению, интеграция со специальным ПО и т.п.).

Версия для печати