Архитектура ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Архитектура ЭА
2. Введение
3. Функциональная архитектура ЭА
4. Технологическая архитектура ЭА
5. Выводы

Электронный архив: Архитектура

Архитектура ЭА

Введение

В предыдущем разделе учебного курса "Техника и технологии" мы познакомились с основными технологиями, аппаратным и программным обеспечением, применяемыми в ЭА. В данном разделе "Архитектура ЭА" будет рассмотрена интеграция отдельных технологических компонентов в единый аппаратно-программный комплекс ЭА.

Под архитектурой программно-аппаратного комплекса обычно понимается выделение из его состава основных составляющих и указание их взаимосвязей. В данной лекции с этой точки зрения будет рассмотрена архитектура ЭА, а именно:

1. Функциональная архитектура ЭА
2. Технологическая архитектура ЭА

Функциональная архитектура ЭА

В общем случае программно-аппаратный комплекс ЭА состоит из

1. единого хранилища документов
2. подсистемы текущего ввода документов
3. подсистемы залпового ввода документов
4. подсистемы интеграции с информационной системой организации
5. пользовательских рабочих мест (АРМ)

Рассмотрим функциональные компоненты ЭА более детально.

Единое хранилище документов.

Основные характеристики хранилища документов ЭА:

1. Архивная (документальная) технология хранения документов
2. Централизованное надежное хранилище, хорошая защита и доступность данных
3. Максимальное представление документа в архивной БД
4. Минимальные требования к рабочим станциям и удаленный доступ

Архивная технология хранения документов в едином хранилище означает следующее:

1. Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа)
2. Ведение подробного протокола доступа к документам
3. Хранение документов в виде их электронных образов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, др.)
4. Сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов

Централизованное надежное хранилище, хорошая защита и доступность данных означает:

1. Использование современных накопителей различного типа для больших информационных массивов (> 1ТБ), иерархическое хранение данных, резервирование
2. Гибкое использование промышленных СУБД (Oracle, MS SQL, Informix и др.) для корпоративных архивов, встроенная база данных для задач среднего уровня
3. Высокая надежность хранения, избыточность и дублирование информации, необходимое для восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном разрушении системы
4. Возможность копирования всей или части (выборки документов) БДД для резервирования, миграции, экспорта или распространения

Максимальное представление документа в архивной БДД включает в себя следующие свойства:

1. Полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, строка таблицы SQL)
2. Электронные образы отсканированных документов
3. Все версии электронных документов (Word, Excell, AutoCAD, др.) и история их изменений
4. Связанные мультимедийные данные (видео, анимация, звук)
5. Записи конфигурации прав пользователей, полный протокол доступа к документу, прочие системные и статистические данные

Минимальные требования к рабочим станциям и удаленный доступ означают следующее:

1. Обеспечение возможности просмотра документа любым локальным и удаленным пользователем - без использования специального ПО
2. Автоматическая конверсия всех типов архивных документов в универсальный формат представления (TIFF gr. IV, RTF)
3. Реализация всех возможных способов поиска документов - от поиска по структуре и индексам (атрибутам) до полнотекстового (контекстного) - за счет ресурсов центрального архивного сервера

Подсистема текущего ввода документов.

Ввод (сканирование и индексация) новых поступлений, дополнение и обновление Электронного Архива обеспечивается подсистемой текущего ввода документов. Эта часть ЭА обеспечивает оцифровку новых поступлений документов в архив.

Территориально подсистема текущего ввода может располагаться в архиве, канцелярии или другом подразделении организации, производящем учет входящих, исходящих и внутренних документов. Бумажные документы вводятся в электронное хранилище с использованием специализированных документных сканеров (в том числе скоростных листовых, книжных, крупноформатных, универсальных) с последующим присвоением им поисковых и атрибутивных индексов и экспортом в подсистему архивного хранения.

Состав модуля (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций и пр.) выбирается исходя из текущего потока документов организации с учетом перспективного развития.

Подсистема залпового ввода документов.

Наиболее эффективным способом наполнения создаваемого электронного архива существующими бумажными документами является массовая оцифровка с использованием мощной техники сканирования и поточной индексации документов, подробно рассмотренные в лекции "Наполнение ЭА и ретроконверсия".

В зависимости от организационного решения (производится залповый ввод владельцем ЭА или сторонней организацией) подсистема залпового ввода может быть непосредственно интегрирована в ЭА или реализована в виде отдельного модуля на территории сторонней организации (поэтому на Рис. 1 подсистема показана "отстоящей" от основной части ЭА).

В отличие от подсистемы текущего ввода документов, которая почти во всех случаях входит в состав ЭА, подсистема залпового ввода документов может отсутствовать. Обычно это обусловлено отсутствием значительного накопленного массива бумажных документов или потребности во вводе такого массива в ЭА.

Подсистема интеграции с информационной системой организации.

Подсистема интеграции необходима в тех случаях, когда ЭА должен использоваться совместно с другим ПО в составе информационной системы организации.

В этом случае электронный архив является основным хранилищем всех данных информационной системы, обеспечивает документальной информацией системы управления, документооборота, бухгалтерии и пр. Доступ к архиву выполняется напрямую из уже применяемых приложений.

При внедрении ЭА производится необходимая интеграция как со специально разработанными, так и широко применяемыми программными продуктами, например:

1. Управление документооборотом (Lotus Notes, БОСС-референт, ДЕЛО, LanDocs и т.п.)
2. Системы управления предприятием (SAP R/3, Navision и т.п.)
3. Транспортные системы (MS Outlook, MS Exchange и т.п.)
4. Инженерная и конструкторская графика (AutoCad, Microstation и т.п.)
5. Офисные приложения Windows (MS Office и т.п.)
6. Специализированные системы защиты информации

Пользовательские рабочие места (АРМ) будут рассмотрены в следующей части лекции.

Технологическая архитектура ЭА

В отличие от функциональной архитектуры, технологическая архитектура демонстрирует разделение аппаратно-программного комплекса на отдельные технические средства, а также показывает их интеграцию и взаимосвязи.

Рассмотрим подробно каждый из компонентов типовой технологической архитектуры ЭА, представленных на схеме.

1. Документный сервер. Основной сервер (ядро) системы, установленное на нем ПО - серверная часть системы управления ЭА - осуществляет общее управление электронным архивом, является серверным ядром системы. Как правило, к документному серверу подключены роботизированные библиотеки - система хранения архивных данных. С точки зрения функциональной архитектуры, документный сервер является основой единого хранилища данных.
2. Сервер базы данных предназначен для хранения БД ЭА и управления ею. Как правило, в качестве СУБД используется одна из стандартных промышленных системе (Oracle, Informix, MS SQL и т.д.). С точки зрения функциональной архитектуры, сервер БД также входит в состав единого хранилища данных.
3. Файл-сервер ЛВС и собственно ЛВС. Базовые низкоуровневые технические средства, обеспечивающие работу ЭА в целом. С точки зрения функциональной архитектуры не являются часть какой-либо составляющей ЭА, но относятся к ЭА в целом.
4. WEB-сервер. Сервер для работы с электронным архивом через Интернет. Необходим в случае потребности такой работы. Как и файл-сервер ЛВС, является базовым техническим средством, обеспечивающие работу ЭА в целом. С точки зрения функциональной архитектуры не являются часть какой-либо составляющей ЭА, но относятся к ЭА в целом. Все перечисленные сервера не обязательно являются отдельными компьютерами, в зависимости от технических параметров ЭА (количество документов, пользователей и др.) возможно комбинирование двух и более серверов как ПО на одном компьютере.
5. Станция сканирования. Клиентское рабочее место, предназначенное для подключения любых типов сканеров и перевода документов в электронный вид. В зависимости от технических параметров ЭА (количество входящих документов в единицу времени, типы документов и др.) станций сканирования может быть несколько. С точки зрения функциональной архитектуры ЭА, станции сканирования могут входить в состав как подсистемы текущего ввода документов, так и в состав подсистемы залпового ввода документов.
6. Станция индексирования данных. Клиентское рабочее место, предназначенное для индексирования документов, вводимых в электронный архив. В зависимости от технических параметров ЭА (количество входящих документов в единицу времени, сложность документов и др.) станций индексирования данных может быть несколько. С точки зрения функциональной архитектуры ЭА, станции индексирования данных могут входить в состав как подсистемы текущего ввода документов, так и в состав подсистемы залпового ввода документов.
7. Поисковая станция. Клиентское рабочее место, обеспечивающее возможность поиска необходимой информации, вывода результатов поиска в нужном пользователю виде, создание отчетной документации в зависимости от уровня доступа клиента данного рабочего места. В зависимости от технических параметров ЭА (количество пользователей и др.) поисковых станций может быть несколько. С точки зрения функциональной архитектуры ЭА, поисковые станции относятся к пользовательским рабочим местам (АРМ).
8. Интернет-клиент. Станция сканирования, станция индексирования данных или поисковая станция, доступ которой к единому хранилищу данных осуществляется посредством Интернет. Интернет-клиентов может быть несколько.

Выводы

1. ЭА обладают типовой архитектурой, которую можно описать в функциональных или в технологических терминах.
2. С функциональной точки зрения, ЭА состоит из единого хранилища документов, подсистем текущего и залпового ввода документов, подсистемы интеграции с информационной системой организации и пользовательских рабочих мест (АРМ)
3. С технологической точки зрения, ЭА состоит из серверов (образующих единое хранилище данных документного и СУБД, вспомогательных файлового и веб) и клиентских рабочих станций (сканирования, индексирования и поиска, в том числе через Интернет-доступ)

Версия для печати