Законодательство по ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Законодательство по ЭА
2. Введение
3. Определение электронного документа
4. Юридическая сила электронного документа и применение ЭЦП
5. Собственность на электронные документы
6. Перспективы развития законодательства по ЭА
7. Выводы

Электронный архив: Законодательство

Законодательство по ЭА

Введение

Законодательство РФ имеет следующую иерархическую структуру:

1. Нормативные акты федерального уровня (Законы РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ)

2. Отраслевые нормативные акты федерального уровня (документы различного типа министерств и ведомств РФ)

1. Государственные стандарты РФ (акты Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии)
2. Нормативные акты Федеральной архивной службы РФ (Росархив) (распоряжения, инструкции и т.п.)
3. Нормативные акты прочих отраслевых министерств и ведомств

3. Нормативные акты уровня субъектов РФ и ниже

4. Регламентирующие документы юридических лиц (положения предприятий и т.п.)

Нормативные акты имеют различную применимость к деятельности организации в зависимости от уровня законодательства в приведенной иерархии и от сферы деятельности организации, а именно:

1. Нормативные акты федерального уровня (Законы и пр.) обязательны к применению всегда и всеми

2. Отраслевые нормативные акты федерального уровня

1. Государственные стандарты РФ обязательны к применению при осуществлении регламентируемой деятельности
2. Нормативные акты Росархива обязательны к применению при взаимодействии с территориальным отделением Росархива (обязательная сдача документов)
3. Нормативные акты прочих отраслевых министерств и ведомств обязательны к применению при осуществлении подотчетной деятельности

3. Нормативные акты уровня субъектов РФ и ниже обязательны к применению при осуществлении деятельности под юрисдикцией субъекта

4. Документы юрлиц обязательны к применению сотрудниками юрлиц

В настоящей лекции законодательство субъектов РФ и ниже, а также документы юрлиц рассматриваться не будут. Мы сосредоточим свое внимание на общеобязательных нормативных актах "верхнего уровня", а именно на следующих группах документов:

1. Нормативные акты федерального уровня

2. Отраслевые нормативные акты федерального уровня

1. Государственные стандарты РФ
2. Нормативный акт Росархива

Непосредственное отношение к созданию и управлению ЭА имеют следующие документы:

1. Законы РФ
1. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"
2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
2. Стандарт РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"(ГОСТ Р 51141-98, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 г. N 28)
3. Инструкция Росархива "Основные правила работы архива организации" (редакция одобрена Коллегией Росархива 06.02.02 и носит рекомендательный характер до окончательного утверждения)

Конкретные вопросы законодательства по ЭА, освещаемые в перечисленных документах и рассматриваемые в настоящей лекции, следующие:

1. Определение электронного документа
2. Юридическая сила электронного документа
3. Применение электронной цифровой подписи (ЭЦП)
4. Собственность на электронные документы

Также, помимо текущего состояния дел, будут рассмотрены перспективы законодательства по ЭА.

Определение электронного документа

Что такое электронный документ с точки зрения законодательства? Определение дается в Законе РФ "Об электронной цифровой подписи":

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

В стандарте РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" имеется также следующее определение:

документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Юридическая сила электронного документа и применение ЭЦП

Вопросы юридической силы электронного документа и применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны между собой. Как мы увидим далее, наличие ЭЦП является необходимым (но не достаточным) условием юридической силы электронного документа.

Основы придания юридической силы электронным документам были заложены Законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации", а именно следующими его положениями:

Глава 2. Информационные ресурсы

Статья 5. Документирование информации

...

2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

До принятия Закона об ЭЦП законодательством РФ не было установлено никакого альтернативного традиционному порядка подписания документа должностным лицом, поэтому указанные статьи были "спящими", не имеющими практического применения.

Закон об ЭЦП такой порядок установил, и тем самым сделал возможным появление имеющих юридическую силу электронных документов.

Согласно закону "Об электронной цифровой подписи", по юридическому статусу различают заверенные ЭЦП электронные документы двух типов:

1. Электронные документы, используемые в сети общего пользования, и электронные документы, используемые в сфере государственного управления
2. Электронные документы, используемые в корпоративной информационной системе

Юридическую силу имеют только документы первого типа.

Следует отметить, что при этом электронные документы обоих типов не являются предметом архивного хранения в терминах Росархива, подобная регламентация отсутствует.

Остановимся на Законе РФ "Об электронной цифровой подписи" подробнее, так как именно он является в настоящей момент основным документом, регламентирующим сферу работы с электронными документами.

Закон РФ "Об электронной цифровой подписи".

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ, принят Государственной Думой 13 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года.

Глава I. Общие положения

Статья 1. Цель и сфера применения настоящего Федерального закона

1. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

2. Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.

Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

В Законе вводятся следующие основные понятия:

1. ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе
2. Удостоверяющий центр - юридическое лицо, выдающее сертификаты ключей для использования в информационных системах общего пользования и выполняющее функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. Деятельность удостоверяющего центра подлежит лицензированию в соответствии с законодательством РФ о лицензировании отдельных видов деятельности.

Использование ЭЦП в сфере государственного управления.

В сфере государственного управления и в сетях общего пользования электронные документы могут заверяться только ЭЦП с ключами, сгенерированными удостоверяющими центрами.

Глава IV. Особенности использования электронной цифровой подписи

Статья 16. Использование электронной цифровой подписи в сфере государственного управления

1. Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций.

...

3. Порядок организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц органов государственной власти субъектов Российской Федерации и уполномоченных лиц органов местного самоуправления устанавливается нормативными правовыми актами соответствующих органов.

Использование ЭЦП в корпоративной информационной системе.

Статья 17. Использование электронной цифровой подписи в корпоративной информационной системе

...

2. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе устанавливается решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением участников этой системы.

3. Содержание информации в сертификатах ключей подписей, порядок ведения реестра сертификатов ключей подписей, порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей, случаи утраты указанными сертификатами юридической силы в корпоративной информационной системе регламентируются решением владельца этой системы или соглашением участников корпоративной информационной системы.

Вне корпоративной системы заверенные подобной ЭЦП документы юридической силы не имеют.

Применение Закона РФ об ЭЦП.

Фактически в настоящее время закон об ЭЦП не работает из-за проблем с созданием удостоверяющих центров. Работают отдельные внутрикорпоративные системы. Правительство РФ в последнее время интенсифицировало усилия по созданию удостоверяющих центров и внедрению ЭЦП в практику. Также ведется законодательная работа в ряде субъектов РФ по разработке собственных нормативных актов об ЭЦП (согласно ст. 16 Закона РФ об ЭЦП). Ведется работа по внедрению ЭЦП в ряде министерств и ведомств.

Собственность на электронные документы

Согласно закону "Об информации, информатизации и защите информации" собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

1. назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими
2. устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним
3. определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении

Взаимоотношения организаций по вопросам собственности на электронные документы.

Согласно закону "Об информации, информатизации и защите информации"

1. Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам
2. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу
3. Принадлежность и режим производной продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором

Перспективы развития законодательства по ЭА

В настоящее время разрабатываются и находятся на рассмотрении Государственной думы различные проекты закона РФ "Об электронном документе". Появление версии закона для принятия в первом чтении ранее конца 2003 года не предполагается, поэтому пока рассматривать этот закон не представляется целесообразным.

Проект Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

В 2002 г. Росархив подготовил проект Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Проект закона прошел согласования в Правительстве РФ и Государственной Думе, получил положительное заключение Министерства юстиции РФ и ожидается к принятию во втором чтении до конца 2003 года. Это закон прямого действия, который заменит действующие Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

В проекте закона не содержится каких-либо упоминаний об электронных архивах и электронных документах.

В настоящее время Росархив разработал проект "Основных правил работы архива организации". Существующая редакция одобрена Коллегией Росархива 06.02.02 и носит рекомендательный характер до окончательного утверждения. Раздел по ЭА подготовлен, но временно исключен до принятия закона об электронном документе.

Знакомство с этим разделом представляет интерес в плане перспективы установления нормативных требований к ЭА организаций.

Проект правил работы архивов организаций.

Работа с электронными документами.

1.1. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются ЭД в составе фондов юридических или физических лиц – источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение (факт перезаписи, конвертирования в новые форматы, сжатие и др.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

1.2. Место хранения ЭД определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.)

...

1.3. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:

1. Наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы (в связи с развитием программного обеспечения, передачи информации по каналам связи и др.)
2. Обеспечение доступа к информации установленным категориям пользователей, а также обеспечение информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм)
3. Обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (список стандартов)

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

...

1.7.

...

ЭД учитываются в архивном фонде организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

...

За единицу учета ЭД принимается комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющий единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация в необходимом комплекте.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.), а также комплект сопроводительной документации.

Выводы

1. Текущее законодательство РФ по ЭА представлено двумя Законами РФ: "Об информации, информатизации и защите информации" и "Об ЭЦП"
2. Существует законодательно оформленное понятие электронного документа
3. Электронный документ имеет юридическую силу в случае снабжения его ЭЦП в порядке, установленном Законом РФ "Об ЭЦП"
4. Вопросы собственности на электронные документы регулируются законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации"
5. Законодательство РФ по электронным документам находится в развитии, в обозримом будущем возможно принятие важных нормативных актов, регулирующих данную область

Версия для печати