Пример работы клиентов с ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Пример работы клиентов с ЭА
2. Основные функции ЭА
3. Прием документов в электронный архив
4. Обработка запросов и выдача документов пользователям ЭА

Электронный архив: Клиенты

Пример работы клиентов с ЭА

Основные функции ЭА

В рамках данного семинара мы рассмотрим организацию работы пользователей с ЭА на примере ЭА фискального ведомства, архитектура которого была подробно рассмотрена на семинаре "Примеры архитектуры реализованных ЭА".

Основные функции ЭА фискального ведомства

1. Прием документов в электронный архив
2. Хранение и учет документов в электронном архиве
3. Обработка запросов и выдача документов пользователям ЭА
4. Уничтожение документов электронного архива
5. Подготовка документов электронного архива к передаче на государственное архивное хранение

Хранение и учет документов в ЭА, а также две последние функции мало связаны с общей работой пользователей и рассматриваться не будут.

Прием документов в электронный архив

Типы принимаемых в ЭА документов

В электронный архив документы принимаются из подразделений ведомства в виде:

1. законченных делопроизводством бумажных документов, сформированных в дела
2. файлов электронных документов, созданных в системе электронного документооборота
3. файлов электронных документов на съемных носителях (дискетах, оптических и магнитооптических дисках, магнитных лентах, и т.д.)

Передача в ЭА бумажных дел

Сформированные и подготовленные в структурных подразделениях бумажные дела установленным порядком передаются сотрудникам архива. Сотрудники архива:

1. проводят процедуры проверки состояния дел
2. используя подсистему ввода текущих документов в электронный архив, помещают документы дела в подсистему хранения данных
3. проводят индексацию документа, связывающую бумажный оригинал документа с его электронным образом
4. создают электронные регистрационные карточки (ЭРК)

В регистрационные карточки помещается следующая информация:

1. основные реквизиты документа автоматически импортируются из регистрационной карточки документа СЭД (системы электронного документооборота), либо вводятся вручную оператором;
2. архивные реквизиты документа, в том числе определяющие местонахождение документа в бумажном архиве (код департамента, срок хранения, номер дела, номер тома, шкафа, полки и т.д.)
3. другие реквизиты документа, которые могут быть необходимы при его поиске в едином хранилище данных и определения порядка доступа к нему.

Информация, введенная в ЭРК, помещается в архивную базу данных, на основании которой формируются единые перечни поступления/выбытия документов. После этого системой могут быть автоматически сформированы внутренняя опись документов в дела и обложка дела (тома).

После выполнения этих операций уничтожаются все регистрационные карточки и ссылки СЭД, связанные с бумажными документами, помещенными в электронный архив.

Архивные дела (тома) после сканирования брошюруются и помещаются в бумажный архив в места, соответствующие указанным в ЭРК.

После этого, бумажное дело считается принятым на архивное хранение.

Передача в ЭА электронных документов

Электронные документы, созданные в СЭД, передаются в архив согласованными действиями администратора СЭД и уполномоченного сотрудника архива, в соответствии с регламентирующими документами.

При этом электронный документ (включая все связанные с ним файлы) перемещается из базы документов СЭД на АРМ сотрудника архива, который проводит формирование ЭРК, аналогичной описанной выше, и помещает файл (или связанные файлы) электронного документа в хранилище данных. В хранилище вместе с документом может быть помещена история его разработки (исполнения), зафиксированная протоколами (журналами) СЭД.

Если документ СЭД имел бумажные распечатки, то они, в соответствии с установленным регламентом передачи из СЭД в архив, помещаются в бумажный архив (с выполнением процедур, установленных для бумажных документов) или уничтожаются.

Обработка запросов и выдача документов пользователям ЭА

Типы документов, передаваемых пользователю из ЭА

Из электронного архива сотрудникам (пользователям) фискального ведомства документы могут быть переданы в следующем виде:

1. электронные образы бумажных документов
2. электронные образы бумажных документов, либо копии электронных документов, заверенные ЭЦП руководителя (сотрудника) архивного подразделения
3. бумажные копии документов, полученные путем распечатки их электронных образов, которые могут быть заверены руководителем (сотрудником) архивного подразделения
4. бумажные оригиналы документов (отметка о выдаче оригинала в обязательном порядке должна быть внесена в БДД ЭА)

Доступ к документам ЭА реализован комбинацией двух различных способов.

Организация доступа к документам через АРМ сотрудника архива

В этом варианте все запросы пользователей, как при личном обращении в архивное подразделение, так и через СЭД, поступают на АРМ сотрудника архива. Получив запрос, последний производит поиск по базе данных электронного архива, и далее отправляет электронный образ документа пользователю через СЭД, копирует электронный образ документа на съемный носитель, либо распечатывает бумажную копию документа и выдает ее пользователю.

Автономная работа систем подразумевает их параллельное существование без поддержки автоматической передачи данных между ними или совместного использования каких-либо данных.

Такое взаимодействие систем применяется в тех случаях, когда не требуется обеспечить доступ сотрудников к документам архива, минуя службу подборки и выдачи документов из архива.

Доступ пользователей к системам определяется установкой соответствующих рабочих мест систем.

Преимущества:

1. полный контроль над запросами пользователей к архиву
2. наиболее высокий уровень защиты информации
3. соответствие действующим нормативным документам
4. независимость реализации электронного архива и СЭД

Недостатки:

1. наиболее трудоемкий и наименее "автоматизированный" вариант: все рутинные операции по обслуживанию запросов пользователей ложатся на сотрудника (администратора) архива, а не на систему
2. запросы многих пользователей на выполнение поисковых операций в ЭА вынужден выполнять один - два (по количеству АРМ администратора архива) человек
3. значительно увеличивается время выполнения запросов пользователей

Организация прямого доступа к документам через СЭД

Если какому-либо пользователю разрешается работать с двумя системами, то на его компьютере производится инсталляция рабочих мест каждой из систем. Переключение между окнами задач ЭА и СЭД обеспечивает одновременную работу с этими системами. В случае необходимости передачи данных из одной системы в другую используются штатные функции систем по выгрузке и загрузке документов в/из системы.

В этом варианте имеется реализация режима, когда пользователи самостоятельно посылают запросы непосредственно к ресурсам электронного архива через СЭД. Подсистема обеспечения доступа к документам ЭА проверяет права пользователей, пославших запрос, осуществляет поиск документа и, через СЭД, отправляет копию электронного образа документа непосредственно на рабочую станцию пользователя, инициировавшего запрос. При этом доступ к документу автоматически фиксируется системой в протоколе.

Преимущества:

1. минимальные затраты времени на выполнение запросов пользователей, наивысшая производительность
2. максимальная автоматизация, сокращение до минимума ручных операций выполняемых сотрудниками архива
3. автоматизированное разграничение доступа по установленным администратором правилам в рамках единой политики безопасности
4. контроль работы с документами осуществляется по протоколам доступа к документам электронного архив

Недостатки:

1. Администратор архива может отслеживать выполненные и выполняемые запросы к ЭА, но не может полностью управлять ими;

Комбинация двух указанных вариантов осуществляется следующим образом.

Ресурсы электронного архива разделены на открытую и выделенную части. Доступ к открытой части ЭА осуществляется напрямую любым пользователем корпоративной сети через СЭД. К выделенной части ЭА доступ осуществляется только сотрудником архива по запросам пользователей.

Правила работы пользователей

Для осуществления поиска в ЭА пользователь должен получить в установленном порядке разрешение на работу с архивными документами.

Пользователь может работать с документами электронного архива либо через СЭД, либо через интерфейс ЭА.

В случае если работа пользователя через СЭД с электронным архивом возможна, пользователь, в соответствии со своими правами, имеет право работать с доступными ему документами ЭА. Для этого через СЭД выполняется вызов формы поиска в ЭА.

Заполняя соответствующие поля реквизитов для поиска, пользователь получает доступ к необходимым документам и возможность работы с ними.

В случае регламентированного поиска сотрудник архивной службы, после получения подписанной заявки (в бумажном виде или полученной по e-mail или СЭД, заверенной ЭЦП) на выдачу документов из архива, осуществляет поиск документов в ЭА. Найденные документы могут передаваться лицу, их запросившему, в виде распечатки (бумажной копии) или в виде копий электронных образов документа как (по e-mail, СЭД, дискетах или CD/DVD дисках), которые могут быть заверены ЭЦП сотрудника архива.

В случае полного доступа к ЭА и СЭД администратор электронного архива по заявкам подразделений устанавливает доступ сотрудникам к поисковым формам ЭА. Система защиты ЭА фиксируют работу пользователей с документами в протоколах доступа, а также блокируют доступ в случае попыток несанкционированного входа в систему.

В случае необходимости получения бумажной заверенной копии документа или подлинника, процедура их выдачи полностью соответствует их выдаче в настоящее время из традиционных бумажных архивов.

Версия для печати