Пример применения системы управления ЭА

Кто думает, что постиг все, тот ничего не знает. © Лао-Цзы в раздел...

Версия для печатиВерсия для печати

Содержание

  1. Пример применения системы управления ЭА
  2. Введение
  3. Общее описание системы "Конкурсные торги"
  4. Хранимые документы
  5. Архитектура системы "Конкурсные торги"
  6. Модуль регистрации входящих документов
  7. Модуль сканирования
  8. Модуль создания электронных документов
  9. Поисковая машина
  10. Хранилище электронных документов
  11. Заключение

Электронный архив: Применение

Пример применения системы управления ЭА Пример применения системы управления ЭА

Введение Пример применения системы управления ЭА

В рамках лекции "Системы управления ЭА" была рассмотрена система управления ЭА Saperion как пример полнофункциональной системы такого рода. На данном семинаре будет рассмотрена реализация конкретного ЭА, осуществленная с использованием системы управления ЭА Saperion.

ЭА, рассматриваемый в этом примере, носит достаточно типичный характер, что позволяет продемонстрировать типовое применение системы управления ЭА.

В ходе семинара будут рассмотрены следующие аспекты реализации ЭА на базе системы управления ЭА:

  1. Общее описание системы
  2. Описание хранимых документов
  3. Архитектура реализованной системы
  4. Модули реализованной системы и роль системы управления ЭА в их функционировании

Общее описание системы "Конкурсные торги" Пример применения системы управления ЭА

Рассмотрим один из реализованных проектов ЭА на базе системы управления ЭА в одном из федеральных госкомитетов, проводящих конкурсные торги для собственных нужд.

Основное назначение информационно-справочной системы "Конкурсные торги" - это сбор и хранение информации, а также ведение рабочей документации, сопровождающей процесс проведения торгов, конкурсов, открытых и закрытых тендеров и т.п. Система позволяет отслеживать текущее состояние дел по любому конкурсу (тендеру, торгам), как по уже завершившимся, так и по тем, которые в настоящее время ещё находятся в стадии проведения.

Пользователю предоставляется возможность быстро и удобно получать необходимую информацию, касающуюся проведения любого конкурса. Это могут быть:

  1. Информационные справки, по конкретному этапу проведения конкурса
  2. Быстрый поиск и просмотр конкретных документов
  3. Получение ретроспективной картины проведения конкурса
  4. Получение совокупных данных по конкретному конкурсу для подготовки аналитических отчётов и т.п.

Хранимые документы Пример применения системы управления ЭА

Процедура проведения конкурса.

Процедура проведение конкурсов регламентирована на федеральном уровне законом от 6 мая 1999 г. N 97-ФЗ "О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд", а также многочисленными постановлениями, издаваемыми на уровне субъектов федерации или на региональном уровне. Все они в той или иной степени регламентируют процедуру проведения конкурса. Эта процедура описывается конкурсной документацией. Конкурсная документация - это "основной закон" каждого конкурса.

Конкурсная документация представляет собой набор документов, содержащий все условия конкурса и будущего контракта. Организатор конкурса (Заказчик) и его участники должны действовать в строгом соответствии с конкурсной документацией. При этом любые нормы, критерии, правила и процедуры могут применяться, только если об этом сказано в конкурсной документации.

Процедура проведения конкурса обязательно включает в себя проведение нескольких основных этапов:

1. Публикация объявления о проведении конкурса (тендера, торгов) в печати.

2. Сбор и регистрация заявок на участие от различных организаций.

3. Вскрытие заявок и оформление соответствующих протоколов.

4. Рассмотрение заявок, определение победителей и объявление результатов.

5. Заключение контракта.

Каждый из приведённых выше этапов характеризуется своим набором документов, которые участники конкурса подают организатору, и тех документов, которые в процессе проведения конкурса создают сами организаторы.

Виды конкурсных документов.

Информационно-справочная система "Конкурсные торги" помогает хранить, искать, быстро и удобно получать любые документы, имеющие отношение к конкурсу, а также любую оперативную информацию о прохождении и/или завершении каждого этапа конкурса, анализировать полученные результаты и надёжно хранить их.

Как уже было сказано выше, каждый из перечисленных выше этапов характеризуется своим набором бумажных документов. Причём это и те оригинальные документы, которые организации-соискатели представляют для участия в конкурсе (торгах, тендере и т.д.), и дополнительные документы:

  1. банковские гарантии
  2. бухгалтерские справки, отчёты и выписки
  3. различные юридические и правоустанавливающие документы
  4. справки из налоговой полиции, федеральных служб
  5. отзывы, рекомендации и т.п.

Операции над документами.

В рассмотрении документов, присланных на конкурс, участвует большое количество людей. Даже в работе над одним документов могут быть задействованы специалистов различных специальностей: юристы, экономисты, инженеры и т.д. Наиболее простой способ дать множеству заинтересованных лиц возможность одновременного доступа к одному документу - это перевести его в электронный вид. При этом обеспечивается:

  1. Оперативный множественный доступ к документам.
  2. Управляемый, санкционированный доступ к документам.
  3. Гарантированная сохранность документов, т.е. невозможность ни испортить документы, ни подкорректировать их содержание, ни потерять.

По условиям проведения все поступающие на конкурс документы должны пройти обязательную процедуру регистрации. Это касается и первоначального сбора заявок от предполагаемых участников конкурса, и процедуры получения (или выкупа) тендерной документации, и представленных затем конкурсных материалов. Вся эта информация должна собираться и накапливаться в Базе Данных (БД) системы "Конкурсные торги". Таким образом, происходит присвоение каждому документу индивидуальных признаков, что обеспечивает его быстрый и эффективный поиск в Системе.

Каждый поступающий в Систему документ содержит внутри себя важную информацию, которая также должна быть занесена в БД и служит уникальным поисковым признаком документа в Системе. Этот процесс называется индексацией документов, а информация, которая извлекается из документов и заносится в БД Системы, - индексной информацией. Электронный графический образ бумажного оригинала документа, зарегистрированный в БД и снабжённый индексной информацией, называется электронным документом.

Документы, поступающие на конкурс, отличаются большим разнообразием:

  1. Форм
    1. анкеты
    2. формуляры
    3. справки по стандартной форме
    4. конкурсные предложения, оформленные в произвольном виде и т.д.
  2. Форматов - от листа справки формата А6 и менее до чертежей, схем и карт формата А0 и более
  3. Объёмов - от одного страницы до многих сотен сброшюрованных листов

Часто встречаются документы, которые в силу своего объёма содержит такое большое количество важной информации, что проведение их полной индексации не представляется возможным в силу чрезвычайной трудоёмкости этой операции, а также из-за слабой структурированности самих документов. В этом случае бывает чрезвычайно полезным наряду с индексной информацией хранить в БД и электронные графические образы документов. В этом случае, если пользователь не может найти интересующую его информацию по запросу в БД Системы, он может непосредственно обратиться к электронному образу нужного документа. Просматривая и листая страницы такого электронного документа, пользователь получает абсолютно адекватную картину того, как если бы он работал с бумажным оригиналом.

Функции защиты документов.

Ещё две важнейшие функции, реализуемые системой "Конкурсные торги", - это сохранность документов, присланных на конкурс, и обеспечение санкционированного доступа к ним.

Не секрет, что при подготовке конкурсных предложений для конкурсантов является весьма желательным познакомиться с предложениями своих конкурентов. Условия проведения конкурса, естественно, это категорически запрещают. Вторым шагом, который обычно за этим следует, является изменение (корректировка) текста собственных предложений. Использование системы "Конкурсные торги" в корне меняет эту ситуацию и делает невозможными какие-либо злоупотребления по части нарушения конфиденциальности представленной информации на любом этапе проведения конкурса. Информация, поступившая от участника конкурса, после помещения в ЭА становится защищённой как на аппаратном, так и на программном уровне, и уже не может быть ни изменена, ни уничтожена по чьему-либо произволу.

Архитектура системы "Конкурсные торги" Пример применения системы управления ЭА

Система состоит из пяти частей:

1. Модуль регистрации входящих документов - подсистема регистрации, в которой для каждого входящего документа заводится специальная служебная информация и формируется его регистрационная карточка.

2. Модуль сканирования - подсистема преобразования оригиналов бумажных документов в электронные графические образы документов.

3. Модуль создания электронных документов - подсистема обработки электронных графических образов документов и помещения их индексной информации в БД системы.

4. Поисковая машина - подсистема организации эффективного поиска и оперативного доступа к электронным документам.

5. Хранилище электронных документов - подсистема организации хранения электронных документов и их защиты от порчи и несанкционированного доступа.

Модуль регистрации входящих документов Пример применения системы управления ЭА

Процедура открытия конкурса, как уже было сказано выше, начинается с его официального объявления в открытой печати (если конкурс открытый) или с рассылки приглашений к участию (для закрытых конкурсов). Далее происходит сбор и регистрация заявок от участников конкурса и затем, по письменным запросам, им направляется конкурсная документация. Вся эта деятельность фиксируется в БД Системы в виде внесения записей в соответствующие поля:

  1. Название конкурса
  2. Год
  3. Дата объявления
  4. Предмет закупки
  5. Лот
  6. Тип валюты
  7. Участник и т.д.

Таким образом, можно сказать, что на каждый конкурс заполняется специальная форма - его регистрационная карточка. Внешний вид такой карточки приведён на Рис. "Внешний вид регистрационной карточки документа" в раздаточном материале. Вся эта информация изначально заводится в Системе в электронном виде.

Модуль сканирования Пример применения системы управления ЭА

Следующим этапом проведения конкурсных торгов является поступление конкурсной документации, которая всегда поступает к организаторам в бумажном виде. Поэтому для того, чтобы быть помещёнными в ЭА, оригиналы бумажных документов сначала переводятся в электронный вид, т.е. проходят модуль сканирования. В результате на выходе модуля получаются отдельные файлы в формате tiff группа 4, содержащие электронные графические образы оригиналов бумажных документов. Одной странице документа соответствует один tiff-файл.

Модуль создания электронных документов Пример применения системы управления ЭА

Получившиеся в результате электронные графические образы документов поступают в модуль создания электронных документов. Там они подвергаются обработке, в результате которой происходит извлечение из них важной информации, которая затем помещается в БД ЭА. Такая информация называется индексной, а сам процесс извлечения - индексацией документов. Помимо помещения индексной информации в БД происходит ещё и привязка электронного образа документа к соответствующему полю БД. Таким образом, БД ЭА хранит уже не просто электронные графические образы бумажных документов, а полноценные электронные документы. Вновь поступающие документы описываются пятью полями:

1. Год

2. Тип документа

3. Вид документа (нормативный, отчётный и т.д.)

4. Тип валюты

5. Название конкурса (конкурс, государственный контракт и т.п.)

Поисковая машина Пример применения системы управления ЭА

Система "Конкурсные торги" обладает разнообразными возможностями организации поиска и поддерживает большое разнообразие поисковых форм. Прежде всего отметим, что регистрационная карточка документа одновременно является и его поисковой формой. Поиск можно производить как по любому отдельному полю карточки, так и по любому сочетанию полей. При этом Система способна:

  1. Выполнять сложные запросы с использованием логических функций
  2. Поддерживать контекстный поиск
  3. Использовать спецсимволы, символы групповой замены (звёздочка, знак вопроса), "дикие" символы (wildcards) и т.п.

Система предоставляет пользователю возможность использовать уже готовые поисковые и индексные формы, сохранять сложные запросы и разрабатывать новые. Также возможно создание специальных отчетных форм и проведение автономных выборок. На Рис. "Пример поисковой формы на базе регистрационной карточки" в раздаточном материале представлен пример одной из поисковых форм Системы, созданный на базе регистрационной карточки.

Поскольку в Системе существует привязка электронного образа документа к полям БД, то у пользователя появляется возможность одним щелчком мыши вызвать на экран электронный образ нужного документа. Свободно перемещаясь по телу электронного документа в любом направлении ("листая" его), пользователь может на экране компьютера, знакомится с содержимым бумажного оригинала документа.

На Рис. "Пример специально спроектированной поисковой формы" в раздаточном материале изображён ещё один пример специально спроектированной поисковой формы Системы.

Хранилище электронных документов Пример применения системы управления ЭА

Последним структурным элементом информационно-справочной системы "Конкурсные торги" является хранилище электронных документов. Его отличительными особенностями являются:

  1. Собственный высоконадежный формат хранения данных
  2. Возможность хранения файлов всех типов (tiff, bmp, avi, doc, txt, dwg и т.д.)
  3. Сохранение всех версий документов в архиве без возможности их удаления
  4. Поддержка работы с СУБД (MS SQL, Oracle, Informix, Sybase, DB2 и т.д.)
  5. Прямая поддержка вторичных дисковых накопителей - роботизированных библиотек.

Файлы, содержащие электронные графические образы бумажных документов, организованы в хранилище Системы в виде дерева. Распределение по уровням иерархии следующее:

  1. 1-й уровень - Тип документа
  2. 2-й уровень - Тип конкурса (открытый или закрытый)
  3. 3-й уровень - Вид документа (единственный исполнитель или нет)

Одной странице документа соответствует один tiff-файл. Структура представляется в виде набора tiff-файлов, каждый из которых также в свою очередь доступен. Его содержимое может быть вызвано на экран терминала двойным щелчком "мыши".

Для удобства работы пользователя Система сама, незаметно для пользователя, поддерживает большое количество специальных просмотровых программ. Таким образом, несмотря на большое разнообразие типов и форматов файлов, которые хранятся в Системе, пользователь сразу автоматически получает информацию в удобном для него виде.

На Рис. "Работа с хранилищем документов системы "Конкурсные торги" в раздаточном материале приведен интерфейс работы с хранилищем электронных документов.

Заключение Пример применения системы управления ЭА

Мы познакомились с примером применения конкретной системы управления ЭА для создания конкретного ЭА. Как показывает практика, подобные примеры применения систем управления ЭА весьма распространены, что позволяет считать рассмотренный пример типовым.

Вы можете копировать контент, представленный на этой странице, повторно публиковать его, вносить изменения, изменять оформление (и пр.), при условии размещения в любом месте скопированной страницы любого цвета, размера и стиля шрифта индексируемой ссылки вида:

Версия для печатиВерсия для печати

Индекс цитирования Яндекс
Аттестат участника WebMoney
Этот сайт разрабатывается в соответствии с рекомендациями W3C XHTML 1.0 Transitional
Этот сайт разрабатывается в соответствии с рекомендациями W3C CSS

Сайт "Территория Дмитрия Новоженова" © 2017 год. Программирование на ASP.NET, написание программ на C#, самописные утилиты. Разборки с компьютерами, сетевым оборудованием и другим железом. Коллекции изображений, библиотеки иконок, которые можно скачать и сохранить локально, рисунков и других картинок. Личный фотоальбом, ссылки на фотогаллереи на других сайтах и другие ресурсы посвященные фотографии. Каталог игр на PlayStation 2, тактика прохождения игр, обзоры игр на PlayStation 2. Тематические сборники статей, новости сайта.